Snart skal offentlige kunder sende elektroniske ordrer - men de fleste kan ikke modtage dem
Den 1. februar 2005 blev det obligatorisk for alle leverandører til det offentlige at sende en elektronisk faktura (e-faktura).
Dette blev efter nogle indkøringsvanskeligheder en kæmpesucces, og i dag bliver 67% af alle fakturaer til det offentlige i Danmark
- ca. 800.000 fakturaer hver måned - sendt som e-faktura og alle bliver modtaget elektronisk. Leverandørerne sparer ca. 20 kr. pr. faktura,
fordi papir, porto og håndtering er sparet væk. De offentlige kunder sparer ca. 120 kr. pr. faktura, fordi oplysningerne fra en elektronisk faktura
naturligvis ikke skal indtastes og håndteres manuelt som en papirfaktura skulle. Det giver en årlig besparelse på omkring 300 mio. kr. hos
leverandørerne og ca. 1,7 mia. kr. hos de offentlige kunder.
Loven om elektronisk fakturering er således en kæmpegevinst for samfundet. Derfor tager økonomistyrelsen nu det næste skridt: En Elektronisk ordre afgivet fra de
offentlige kunder til leverandørerne. Startskuddet lyder allerede den 1. januar 2007 og fra 1. januar 2008 skal ALLE offentlige myndigheder kunne sende
en elektronisk ordre - en e-ordre i XML-format.
De fleste leverandører er ikke parate til at modtage en elektronisk ordre
Lige som med elektronisk faktura risikerer de private leverandører igen at blive taget med bukserne nede. De fleste er IKKE parate til at modtage
en elektronisk ordre. Og mange offentlige myndigheder er faktisk i stand til at levere den og uanset om de er eller ej, så skal de kunne
gøre det pr. 1. januar 2008.
Det private erhvervsliv står til at høste den største gevinst
Startdatoen for elektronisk ordre (e-ordre) falder jo sammen med kommunalreformen, og det er nok noget af forklaringen på,
at ikke alle offentlige myndigheder og endnu færre leverandører overhovedet har hørt om de kommende krav. De er derfor ikke
gået i gang med at etablere de nødvendige it-løsninger, selvom det kan spare dem for ligeså mange millioner kroner som
den elektroniske fakturering gør. Men denne gang vel at mærke med den omvendte fordeling af gevinsten, med 1.7 - 1.8 mia. kr.
til leverandørerne og 300 mio. til det offentlige.
Der er igen risiko for panikløsninger
Der er altså tale om udsigt til meget store potentielle gevinster. De leverandører og offentlige myndigheder der kommer først i gang, opnår besparelserne
med det samme. Der er ingen grund til at tøve. Tværtimod er det vigtigt at komme i gang med planlægningen nu, så der ikke sker det samme,
som der skete, da elektronisk fakturering blev et krav. Dengang var der utallige leverandører og myndigheder, der kom alt for sent i gang,
og som endte med at få dyre og dårlige panikløsninger bygget udenpå deres eksisterende it-systemer.
Ny standard for udveksling af elektroniske dokumenter
En anden afgørende grund til at komme i gang så hurtigt som muligt med et system til håndtering af elektronisk ordre er, at det kun
er de færreste økonomisystemer og leverandører af økonomisystemer, der i dag er klædt på til denne opgave. Bl.a. fordi det er en ny
international standard, der skal anvendes til udvekslingen af elektronisk ordre.
Det specielle danske oioXML-format, der anvendes til e-faktura, vil nemlig blive udfaset og erstattet af den ny, internationale
standard, der bygger på den såkaldte 'UBL 2.0' standard, som indfases i forbindelse med e-ordre.
Disse nye krav til standarder vil i løbet af 2007 blive implementeret i den oprindelige lov nr 1203 fra 27 december 2004, der
indførte elektronisk faktura (e-faktura). Loven bliver udvidet så den også omfatter krav til afgivelse af elektronisk ordre (e-ordre).
IT- og Telestyrelsen forventer, at størstedelen af de offentlige ordrer vil blive afsendt som e-ordre allerede medio 2007.
Er jeres virksomhed leverandør til offentlige kunder ?
Og er jeres IT-systemer klar til modtagelse af en e-ordre ?
DocTech har løsninger der både kan håndtere modtagelse af elektronisk ordre og afsendelse af elektronisk faktura uafhængigt af jeres eksisterende
økonomisystem / ERP-system. Kontakt os for en uforpligtendende præsentation.
Yderligere information:
Whitepaper: Modtagelse af elektroniske ordrer med LaserNet
Ascendo Invoice til elektronisk godkendelse af fakturaer
