Konstant vækst i e-mail og vedhæftede filer giver kapacitetsproblemer
Et af de store problemer for en IT-administrator er den konstante vækst i mængderne af e-mail og specielt de vedhæftede filer.
Der skal anvendes længere og længere tid til backup og dermed også recovery / restore efter et nedbrud. Der skal løbende investeres
i flere diske til lagring (storage) samt i flere bånd til arkivering.
Begrænsninger i mailbox giver brugerproblemer med sletning og backup
I mange virksomheder vælger man at sætte begrænsninger i mailboxenes størrelse overfor brugerne. Dette gør at brugerne skal bruge tid
på at slette mails og det påhviler nu brugerne at afgøre hvilke e-mails der er vigtige for virksomheden og hvilke der ikke er. Mange
brugere vælger at tage lokale kopier i form af .pst filer i MS Exchange miljøer og .nsf filer i Lotus Domino miljøer, før de sletter mails.
Dette tager for det første tid og koster dermed penge, men det giver også et sikkerhedsmæssigt problem, da der derved kan risikere at ligge
forretningsmæssigt følsomme eller vigtige data på brugernes stationære eller bærbare PC’er. I tilfælde af at data ligger på en laptop uden
kryptering, er de altså tilgængelige for andre hvis den bærbare PC mistes af den ene eller anden årsag. Da det er de færreste virksomheder der
tager centraliseret backup af arbejdsstationer og bærbare, vil man dermed kunne risikere tab af data og genfinding vil være besværligt.
Compliance problemer ved manglende arkivering af e-mail
For virksomheden kan manglende central elektronisk arkivering af e-mail og andre ustrukturerede data give problemer med compliance og muligheden for
genfinding af dokumentation. Der findes ingen rationel metode til at sortere relevant og irrelevante e-mails, hvilket gør det nødvendigt at
gemme alle e-mails i en periode (retentionperiode) på typisk 5-7 år. Mange anser den daglige backup af mailserverne som sikring af
dokumentationen, men det løser ikke problemet hvor en medarbejder modtager en e-mail om formiddagen og sletter den om eftermiddagen.
En sådan e-mail vil aldrig komme med på backup båndet, da backup jo typisk foretages aften eller nat.
Genfinding af email er umulig uden sikker elektronisk arkivering
Selv om man tager backup af e-mails hver nat, vil man uden et system til e-mail arkivering have det problem, at det kan være svært eller
umuligt at finde en bestemt mail igen. Da data på et backup bånd ligger sekventielt lagret, vil man skulle vide hvornår mailen er sendt
eller modtaget for at kunne genfinde den indenfor overkommelig tid. Endnu værre bliver det, hvis virksomheden er havnet i en civil retssag
eller compliance sag vedrørende et regulativ. I sådanne tilfælde har man måske behov for at kunne fremfinde ALLE e-mails der vedrører en
bestemt leverandør, kunde eller samarbejdspartner. Uden et system til automatisk e-mail arkivering, vil denne opgave være umulig.
Arkivering, sikring og nem genfinding af e-mail med EmailXtender
EMC Legato EmailXtender (EmX) er et centraliseret data storage og recovery system, som gør administrationen af virksomhedens e-mail mindre
tidskrævende og mere brugervenlig. Systemet løser alle de ovennævnte problemstillinger:
1) Backup problematikken bliver mindre. Tiden der anvendes
til backup bliver kortere.
2) I tilfælde af nedbrud vil genetablering / recovery tage
væsentligt kortere tid.
3) Der skal investeres i færre diske og backup bånd i
fremtiden.
4) Brugerne skal ikke bruge værdifuld tid på selv at
arkivere og slette mails.
5) Under et mailserver nedbrud vil brugerne have adgang til
arkiverede mails.
6) Dokumentationen i form af e-mails og de vedhæftede filer
bliver arkiveret og sikret.
7) Genfinding af E-mails og vedhæftede filer kan gøres på sekunder -
uanset om de er én dag eller 3 år gamle.
Emails arkiveres og fuldtekst indekseres på EmailXtender arkivserver
Med EmailXtender implementeret på en arkivserver, vil både ind- og udgående e-mails blive arkiveret før de lander i
brugerens indbakke hhv. går ud af huset. Dette betyder at selv om brugeren uforvarende (eller med ond vilje) sletter en
mail, vil der stadig ligge en kopi på arkivserveren, som kan genfindes og flyttes tilbage til indbakken på få sekunder.
EMC EmailXtender sikrer at detache alle vedhæftede filer, så de kun ligger på arkivserveren én gang. En vedhæftet fil der sendes
til 7 kollegaer i huset fylder altså kun én gang på arkivserveren.
Alle mails inklusive de vedhæftede filer (også zip’ede filer) bliver fuldtekst indekseret på arkivserveren.
Aflast mailserver med EmailXtender
Ved hjælp af parameterstyrede politikker kan virksomheden så vælge at aflaste mailserveren ved f.eks. at lave ”shortcuts”
af alle vedhæftede filer som f.eks. er over 90 dage gamle og/eller større en 1 Mb. Alene shotcut efter 90 dage aflaster typisk
mailserveren mere end 80% er vores erfaring. For brugeren er denne shortcut fuldstændig transparent og kan læse den direkte
på arkivserveren eller hente den tilbage i indbakken.
Genfind slettede mails via browser eller dialogboks
Brugerne har med e-mail arkivering endvidere den fordel, at manuelt slettede mails nemt kan genfindes i arkivet ved at
udfylde en dialogboks med de ting man ved om den ønskede mail (f.eks. afsender og en periode fra og til den er modtaget)
kombineret med søgeord fra indholdet. Dette gør det pludseligt ufarligt at slette mails, som man ikke anser for værende særligt
vigtige at have ved hånden. Brugeren har adgang til e-mail arkivet både via sin normale mailklient, men også via en browserklient,
hvilket gør at det er muligt at finde mails når man er uden for huset, men også i tilfælde af server nedbrud.
Sikring af dokumentation af hensyn til compliance og civile retssager
Da alle mails og filer er fuldtekst-indekserede vil virksomheden også nemt kunne fremfinde al dokumentation vedrørende en bestemt
sag - uanset om det drejer sig om mail dokumentation fra flere medarbejdere. Hvis virksomheden f.eks. er involveret i en retssag
mod en leverandør, hvor man har behov for at finde dokumentation frem, vil det kun tage minutter at genfinde alle mails der er
sendt til eller modtaget fra leverandøren, samt alle interne mails som omhandler samme. Elektronisk dokumentation i form af f.eks.
e-mails eller instant messages har lige så stor gyldighed i en retssag som papirbaseret dokumentation. Gyldigheden kan ved brug af
et system til email arkivering måske endda være større, da man med EmailXtender kan dokumentere at alle mails er fremlagt - altså
at man ikke har udeladt dokumentation. Det vil ikke kunne lade sig gøre med papirbaseret dokumentation.
Udvid eventuelt med ægte Information Lifecycle Management (ILM)
EMC EmailXtender kan udvides med EMC DiskXtender til styring og håndtering af mailarkivets livscyklus. Med DiskXtender er det f.eks.
muligt automatisk at styre overførsel af mail-arkivet til optiske diske for mere permanent og sikker lagring eksternt. Dette er også
med til at aflaste administratorernes daglige arbejdsrutiner.
P.S.: EMC EmailXtender hed tidligere Legato EmailXtender og bliver ofte refereret til som
EMC Legato EmailXtender. EMC opkøbte
virksomheden Legato for nogle år siden, men mange kender stadig produktet under det gamle navn
Legato EmailXtender.
Kontakt os for en uforbindende præsentation af sikker e-mail arkivering til Exchange og Lotus Domino
Mere information:
E-mail sikkerhed i fare i mange virksomheder
Læs mere om EMC Software produkter her
Download information om EMC EmailXtender her
